マジでpriorityタグはやめたほうがいい

私はToodledo : A to-do list to organize your tasksをつかってタスク管理をしている。以下の書籍に触発されたからだ。

クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!

クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!

コンテクストの設定

クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!では「コンテクスト」、とくに時間によるコンテクストの設定を強く推奨している。「A=10:00~12:00」・「B=12:00~14:00」といったコンテクストを作成し、個々のタスクにはこのコンテクストタグを付与していく。そうするとタスクを表示した際に時間ごとにやるべきタスクを一覧できたり、また各コンテクストによる絞り込みが可能になり「イマココ」で集中するべきタスクがわかりやすくなるからだ。

最優先タグをつくる

わたしもこれをまねてToodledoでは各タスクに時間コンテクストを付与してきた。しかし仕事柄、飛び込みしてくる仕事が多い。そしてそういう仕事に限って今すぐやらなきゃ!と言うものが多い。とすると飛び込み仕事に時間コンテクストを付与するのも不都合だ。

そこで私は「最優先」というタグをつくり、つねにリストの一番上にまとまって表示されるように設定をした。そうすればタスクリストを見たときに「とりあえずやらなきゃならないこと」が目に付き、それを片付けてからほかの時間コンテクストが付与されたタスクに取りかかれる。結果、


9割のタスクに、「最優先」タグが付きました本当にありがとうございます

priorityタグは作るべきではないと思った

priorityタグ、すなわち「最優先」とか「優先」・「それほど重要じゃない」などは付与するべきではないと強く思った。私自身は「最重要」タグしか使わず、その他は時間コンテクストだったが、これもダメだ。理由は、「priorityタグをつけても、そのタスクに本来付与されるべきpriorityタグを、私は付与できない。そして最重要タグひとつといえどもほとんどのタスクに最重要タグをつけることになってしまう」からだ。

タスクリストに登録するタスクはその重要性に差はあるとしても「やりたいこと・やらなきゃならないこと」であることは変わりない。priorityタグを付与してリストをならべかえるとリストの一番上には「最重要」タスク群が、その下には「重要」タスク群が・・・というようにならぶ(もしくは私の場合「最重要」以外の時間コンテクストのタグ)わけだが、さまざまな仕事はそれなりに重要なものが多い。そして、「あ、これはちゃんと覚えておかなきゃな」というタスクにはリストの一番上に表示されていてほしい、と思ってしまう。とすると、多くのタスクに「最重要」タグをつけてしまうことになる。

重要なタスクだからリストの一番上に表示されていてほしい、とおもって多くのタスクに「最重要」タグを付与し続けるとどうなるか。当然のごとく、「最重要」コンテクストはタスクであふれかえり、結果、どのタスクが重要なのかよくわからなくなってしまうというなんとも悲しい結末になる。

そしてさらに言えば、「最重要」コンテクストがあふれかえった状態ではもはやその他のpriorityタグや時間コンテクストタグは意味をなさない。次から次へと「最重要」タグが付与されたタスクがリストに入り続けてくるので、「最重要」タグ以外のタグを付与したタスクは常にその下に表示されることになり、結果、いつまでも手をつけることができずいつの間にか期限が過ぎていて各方面に謝る羽目になる*1

このような理由から私はタスクリストにおいてpriorityタグは「最重要」タグひとつといえども使わないことに決めた。

では、「飛び込み系重要タスク」をどう管理するか

priorityタグ、「最重要」タグをやめたところで、そもそもこのタグを導入した「飛び込みで入ってきて割とすぐ取り組まなきゃならない重要なお仕事」の管理をどうするか、という課題は残る。

この点は、時間コンテクストでの管理を基本としながらも「スター」をつけることで解決した。
Toodledoには各タスクにスターをつけることができる。ある重要な仕事が飛び込んできたら、その時間帯のタグを付与してタスクを登録し、スターをつけておく。そしてその時間帯においてはスターをつけたタスクから取り組んでいく、という流れだ。

スターをつけることにしたって、全部のタスクにスターをつけたら前とかわらないのでは?と思われるかもしれないが、時間コンテクストを管理の中心に戻したところ、各タスクを一日のうちどの時間帯にどのくらいの時間でやるか(やれるか)ということを改めて考えるようになった。そのおかげか、重要なタスクとそれほどでもないタスクの見分けがつくようになって、今のところスターシステム(意味が違う)は機能している。

このままうまくいくといいのだが。

*1:実話