今年の目標「Toodledoでタスク管理」の現状報告

以下のエントリで、2015年こそはToodledo（タスク管理ウェブサービス）でタスク管理継続するぞ！と宣言しました。

仕事始めから1週間経ち、ちゃんとToodledoでのタスク管理がうまくいっているのかどうか、検証・報告したいと思います。1週間で何が分かる！という感じですが、はじめがダメなら、そのあともうまくいくはずないので（それと、1週間ならうまくいってるはずだから、気持ちよくレビューできるというヨコシマは気持ちもあります・・・）。

運用体制

私のToodledoによるタスク管理運用体制は以下の書籍やブログに書かれていることを少し（本当にほんの少し）いじっているものです。

クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!

マンガでわかる！タスクシュート時間術〈超入門〉

マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門 impress QuickBooks

すなわち、「タスクシュート」の概念に則り、Toodledoというウェブサービスを利用してタスク管理をしています。
そこでキモになるのが

• トリガーとなる質問を用意し、タスクを洗い出す
• 個々のタスクにかかる時間を見積もる
• タスクをルーティンとして管理し、実行する
• スマートフォルダを設定する
• タスクの実行時間を計測する

といった諸々の手順です。年始めにはまずこれらの環境を整備しました。

このページを参考にしながらトリガーリスト（タスクを洗い出すためのきっかけ質問リスト）を作成し、それをいつ、どの時間帯に、どのくらいの時間をかけてやるかという情報を加え、Toodledo上にリスト化しました。ここまで済んだあとの画面は以下のような感じになりました。

各タスクには締め切り日を設定していますので、たとえば「締め切り日が"Today"になっているものと繰り返し設定が"Daily"になっているもののみ取り出す」という検索式を保存しておけば、今日やることだけ、明日やることだけ、または今日やったことだけ、というようにタスクを自在に取り出すことができます。

また、Google Chromeの拡張機能であるtogglを利用することで、タスクを実行するとともにそれにかかった時間を計算したり、同じく拡張機能であるEndtimeを利用することで見積もり時間を合計し、仕事の終了時間を把握することができます（Endtimeはブックマークレットも用意されています）。

Toggl

EndTime | Toodledo Tips Blog

効果効能

こうして形になったToodledoによるタスク管理を1週間走らせてみました。すると、いくつかの効果効能を実感することができました。

たとえば、こんな効能を感じます。

• やることはあと何があったっけ・・・？ということがなくなった：特定の日にトリガーを使ってタスクを洗い出し、日常的に割り込んできたタスクはすぐにToodledoに登録することで、「なにかやることがあった気がする・・・」という心配をしなくて済むようになりました。

• タスクリストを作るときに、仕事の優先順位を意識するようになった：ただ漫然とタスクリストを作るのではなく、見積もり時間とそのタスクを実行する時間帯を意識しながらリストを作るため、「この仕事は今日やるべきか？」といった優先順位の意識が高まったと思います。

• 時間を計測するから、個々のタスクに掛ける時間を今まで以上に意識するようになった：「よーし、ちょっとでも短縮しちゃうぞ！」というゲーム感覚で仕事ができるようになりました。

でもまあこの辺は予想していたことです。こういった効能が期待できなければ、いくら新年といえども面倒くさそうに見えるToodledoタスク管理環境の構築などできなかったでしょう・・・。しかし、もう一つ、予想していなかった効能がありました。それは

• togglで時間を計測しているので、一つの業務に集中できるようになった

ということがあります。仕事をしていく上では基本的な姿勢かも知れませんが、私はいままで、割り込みタスクがあるとそれまでやっていたタスクをいったん脇に置いて割り込みタスクをはじめてしまうことが多くありました。また、ひとつのタスクを実行中に「あ、あれをやらなきゃならなかったんだ！」と思い立ち、今までやっていたタスクを放り出して別のタスクに飛びついたりすることもありました。
しかし個々のタスクにかかる時間をtogglで計測することで、たとえ割り込みタスクや他二やりたいタスクが出てきたとしても「今はこのタスク実行時間をtogglで計測しているんだ、他のタスクに手を出すと、計測時間がめちゃくちゃになってしまう・・・」と思いとどまり、まずは目の前のタスクをこなそうという意識になります（割り込みややりたくなったタスクはその場でToodledoに放り込み、あとから〆切や時間帯を設定します）。

一つのタスク集中し、ひとつひとつ着実に実行していくというスタイルで仕事をすることによって（今までできていなかったのが問題ですが・・・）、仕事のスピードも効率も上がった気がします。

今後の課題

とりあえずToodledoによるタスク管理システムを動かし始めてから1週間、今のところうまくいっているし、良いことばかりです。しかし私の仕事は今の時期、比較的自分の仕事だけに集中できる環境にあります。今後割り込みタスクが怒濤のように舞い込んでくる時期を迎えたとき、どこまでこのシステムを維持し、適切に実行していけるかが課題です。

また夏あたりに運用状況の報告をしたいと思います（うまくいっているよ！と報告したいモノですがどうなることやら）。